Brandx là một trong số rất ít các đơn vị có thể cung cấp dịch vụ tổng thể cho một sự kiện. Chúng tôi sở hữu tất các thiết bị cần thiết cho sự kiện ở nhiều cấp độ. Chính vì vậy, khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm tin tưởng bởi thiết bị tốt…

Một Event thành công là thành quả của một hệ thống hoạt động chặt chẽ, chuyên nghiệp, khoa học cùng với sự nhiệt huyết và đam mê của những người thực hiện.

Mỗi năm có hàng ngàn hoạt động, sự kiện xảy ra trên toàn thế giới. Từ những sự kiện tầm cỡ thu hút hàng triệu người như World Cup, Hoa Hậu Thế giới, American Idol, Beer Festival… đến những hoạt động quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp, tất cả đều là sản phẩm tâm huyết của hệ thống những con người luôn chạy “nháo nhào” không ngơi nghỉ. Vậy thực sự đằng sau những sự kiện – Event hoành tráng đó là gì? Và hiện trạng nghề Event ở Việt Nam ra sao?

Event nói chung được định nghĩa là các hoạt động, sự kiện có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải thông điệp và nội dung của chương trình đó đến với các đối tượng tham gia. Trong Marketing, Event (hay Event Marketing) được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm – thương hiệu trên thị trường.

Trong các hoạt động Below The Line, Event được xếp vào trong PR hoặc Brand Activation tuỳ theo mục đích của chiến lược Marketing. Event nằm trong các hoạt động PR khi các sự kiện này nhằm mục đích tạo ra và tăng cường mối quan hệ với khách hàng hoặc giới truyền thông, hay thu hút sự chú ý của lực lượng truyền thông báo chí,… Còn thuộc vào các hoạt động Brand Activation khi mục đích Event là tăng cường độ nhận biết, kích thích sự sôi nổi hoặc đánh dấu một thời điểm quan trọng, giới thiệu sản phẩm mới, kích hoạt thương hiệu…

Hiện nay với sự đa dạng và tầm quan trọng của Event, chúng ta không khó để có thể bắt gặp chúng trong các hoạt động xúc tiến của doanh nghiệp. Các hình thức của Event cũng ngày càng trở nên đa dạng. Một vài loại hình Event mà ta có thể dễ dàng thấy như: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí (Press release), hội nghị khách hàng, lễ khai trương…; Activation Event như Event tung sản phẩm (Product Launch Event), trình diễn (Event show), Event tại điểm bán (Game activities, Shopper Event)…; Public Event như những hoạt động, sự kiện liên quan tới cộng đồng, sự kiện của vùng miền hay quốc gia… Ngoài ra còn có những loại Event khác: tổ chức cuộc thi (Contest), chương trình ca nhạc (musicshow), gameshow, Event trong các chương trình hội chợ, triển lãm, Fesival, các hoạt động Marketing thương mại (Trade Marketing)… Với từng loại hình, các công ty có thể đóng vai trò là nhà tổ chức, hỗ trợ tổ chức hay nhà tài trợ tùy theo mục tiêu và vai trò của mỗi công ty trong từng Event cụ thể. Đứng ở vai trò của nhà tổ chức, tùy mục đích của chiến lược Marketing và Event đó mà công ty có thể tự thân tổ chức hoặc thuê các công ty Event thực hiện. Những điều này tạo nên một sự kết hợp độc đáo giữa công ty thuê và các Agency Event, đồng thời tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp của cả hai bên.

Event thường đi đôi với các hoạt động truyền thông trong một chiến dịch Marketing tổng thể. Sức mạnh của công cụ Event sẽ đem lại hiệu quả hơn khi kết hợp chặt chẽ với truyền thông tập trung và tổng lực hơn là chỉ sử dụng những công cụ rời rạc. Bên cạnh đó, bản thân Event cũng có những công cụ truyền thông cho riêng mình, vì đôi khi chính Event lại là một “sản phẩm – thương hiệu” của công ty làm ra nó. Những công cụ truyền thông cho Event có thể thấy như: các kênh báo chí (báo giấy và báo điện tử), tạp chí, ấn phẩm; POSM (Point Of Sales Materials) như banderole, poster, tờ rơi, banner; thư mời, email, mạng xã hội, website, diễn đàn… Đồng thời, xu hướng sử dụng những giải pháp mới cho Marketing nói chung và Event nói riêng như Digital Marketing đang ngày càng phổ biến. Sử dụng Digital Marketing như một phương tiện tổ chức Event online là một phương thức mới có triển vọng, giảm thiểu chi phí và cũng có hiệu quả hơn khi thâm nhập vào cộng đồng mạng.

Gần đây, Event được tổ chức ngày càng chuyên nghiệp với sự lớn mạnh của các công ty tổ chức sự kiện. Các quy trhình làm Event được chuẩn hóa từ khâu chuẩn bị cho đến khâu triển khai và ngày càng hiện đại với sự lớn mạnh không ngừng của công nghệ. Theo quy trình triển khai, sơ đồ tổ chức chung của một Event có thể chia ra thành hai phần gồm: bộ phận sáng tạo và bộ phận hoạt động triển khai. Người quản lý chung hai bộ phận này được gọi là Event Manager.

Hoạt động của bộ phận sáng tạo có mô hình khá giống một công ty quảng cáo gồm những người làm ý tưởng (Ideas), phụ trách lời thoại, khẩu hiệu, ngôn ngữ (Copywriter), phụ trách hình ảnh (Art Director), thiết kế (Graphic Designer) và điều phối chung là Giám đốc sáng tạo (Creative Director). Còn bộ phận hoạt động triển khai gồm có: đứng đầu là người phụ trách điều hành hoạt động (Event Operation Manager), bên dưới là Event Executive và bên thứ ba (3rd Parties). Bên thứ ba ở đây có thể là giới truyền thông, nhà cung cấp POSM hoặc giới nghệ thuật, các tổ chức liên quan và cả chính phủ. Còn Event Executive sẽ phụ trách các vấn đề triển khai cụ thể của từng khâu trong Event. Theo sơ đồ bên, có thể thấy, có rất nhiều vị trí trong giai đoạn triền khai nhằm đảm bảo tính chuyên môn hóa rõ ràng trong từng công việc. Do đó, nhiệm vụ của một Event Manager là kiểm soát tất cả mọi hoạt động từ khâu chuẩn bị, lên ý tưởng, thiết kế đến quá trình thực hiện cũng như trong suốt quá trình Event diễn ra để đảm bảo mọi việc theo đúng kế hoạch, kịch bản và các mốc thời gian đã đề ra trước.